preloader

Тендерное сопровождение: как проходит процедура и кому она необходима? 

Тендер — это торги для поиска поставщика товара или услуги.

Тендер — это торги для поиска поставщика товара или услуги. Участники тендера предлагают заказчикам свои условия поставки. Тот, кто предложит лучшие условия, становится победителем. Законом определён порядок проведения тендеров и случаи, когда они обязательны.

 Сопровождение тендеров может быть комплексным и локальным: 

  • Комплексное — это сопровождение тендеров под ключ, от первого до последнего этапа. 
  • Локальное тендерное сопровождение предполагает участие специалистов лишь на каком-то определенном этапе — например, при подготовке пакета документов или сопровождении торгов. 

 За что обычно отвечает сторонний эксперт 

Услуги по тендерному сопровождению оказывают консалтинговые компании, юридические фирмы и частные эксперты. Такое сопровождение бывает разовым или абонентским. Разовую помощь выбирают при начале работы с госзаказом или когда возникли непредвиденные трудности. Абонентское сопровождение — это договор на долгосрочное комплексное обслуживание. 

Точный набор услуг по тендерному сопровождению зависит от запросов поставщика и возможностей стороннего эксперта. Обычно тендер-эксперты: 

  • Помогают получить или продлить электронную цифровую подпись (ЭЦП). 
  • Регистрируют на Госуслугах, если фирма только выходит на рынок госзаказа. 
  • Находят подходящий тендер по критериям поставщика. 
  • Анализируют перспективы по выигрышу в тендере — соответствует ли извещение требованиям закона и соответствует ли поставщик требованиям заказчика. 
  • Готовят заявку по исходным данным поставщика. 
  • Подают заявку на участие в закупке. 
  • Готовят запрос о разъяснении положений извещения, если неясны требования заказчика. 
  • Оформляют независимую (ранее — банковскую) гарантию. 
  • Помогают определиться со стратегией снижения цены. 
  • Делают ставки во время аукциона. 
  • Отслеживают результаты торгов и сроки подписания контракта. 
  • Подписывают контракт. 
  • Отвечают на вопросы поставщика по работе на ЭТП, нормам закона, перспективам участия в тендере и спорным ситуациям. 
  • Готовят жалобу на действия заказчика и помогают отправить ее. 

 

Этапы тендерного аутсорсинга: каждому по потребностям 

Тендерный аутсорсинг под ключ снимает с компании все заботы, связанные с участием в конкурсе, а локальный — по одному из этапов, но тоже полностью. Как правило, такое обслуживание включает в себя: 

Получение и перевыпуск электронной подписи. 

Аккредитация организации на электронных торговых площадках. 

Мониторинг и выбор тендеров по требованиям, озвученным компанией. Здесь важно не только собирать все подходящие тендеры, но и оценивать условия участия в них, требования к исполнителям и поставщикам, обеспечению заявки и срокам исполнения. Необходимо учитывать и репутацию заказчика. Словом, даже мониторинг тендеров — это уже существенный пласт работы, требующий времени и ресурсов. 

Предоставление тендерного займа, помощь в получении банковской гарантии или кредита для участия в тендере. Получить такой заём и кредит намного проще и быстрее через тендерного брокера. 

Подготовка документации и подача заявки на участие в тендере. Один из самых сложных этапов, поскольку документов потребуется много, у каждого заказчика их список свой, а ведь еще нужно учесть, что даже отсутствие одной единственной справки или печати может свести все усилия на нет и заявка будет отклонена. 

Сопровождение торгов от имени организации. Этот шаг также предполагает презентацию проектов, услуг или товаров, и очень важно, чтобы она была убедительной. Далеко не всякий предприниматель знает, как именно убедить заказчика в качестве своего товара. 

Подписание контрактов с помощью ЭЦП от имени организации. 

Юридическое сопровождение сделок. 

Обучение персонала компании и повышение его квалификации. Это вложение, которое окупится в будущем — впоследствии при участии в тендере можно будет переложить часть подготовки на плечи собственных сотрудников, а не нанимать новых. 

Кому стоит заказать аутсорсинг тендеров 

Передать сторонней организации право подготовки и участия в конкурентных закупках стоит: 

  • индивидуальным предпринимателям; 
  • новичкам без опыта в данной сфере; 
  • тем, кто не имеет фактического офиса, а сотрудники работают удалённо; 
  • небольшим компаниям независимо от формы и сферы деятельности. 

Перейти на тендерный аутсорсинг могут и крупные организации в целях оптимизации своих затрат. Такое сопровождение избавит от совершения элементарных ошибок, например, при заполнении документации. Позволит составить более сильный оффер (коммерческое предложение), увеличит шансы на победу, а значит, минимизирует финансовые потери. 

Перед выбором ― штатный сотрудник или аутсорсинг ― стоит просчитать все фактические и возможные издержки с учётом запланированной прибыли. 

 Плюсы и минусы тендерного аутсорсинга 

  • Экономия ваших денег — главное преимущество перехода на аутсорсинг. Вам не придётся выплачивать заработную плату штатному персоналу за те дни, когда они сидят без работы по причине отсутствия подходящих тендеров. Вы также освобождены от уплаты в фонды обязательных взносов. 
  • Предотвращение ошибок, из-за которых могут не допустить к участию.  
  • Полное соблюдение законов. Специалист на аутсорсинге несёт полную ответственность за свои действия и бездействия. Вероятность ошибок сведена к нулю, поскольку они следят за всеми изменениями законодательства. Не ведут иной деятельности, сосредоточены только на госзакупках и коммерческих тендерах. 

К недостаткам стоит отнести отсутствие гарантии на победу, поскольку она зависит не только от действий нанятого вами специалиста. Впрочем, обещать 100% результат не может ни один эксперт в любой сфере деятельности. Вам придётся заплатить за услуги по сопровождению независимо от того, получили вы тендер или нет. Исключение — организации, работающие за процент от выигранного контракта. Однако они окажут услуги только в том случае, если шанс на победу будет высок. 

 

Посмотрите и другие статьи тоже
Мы стараемся держать вас в курсе последних бизнес-новостей