Современный руководитель и удаленное управление бизнесом
Как управлять бизнесом, если необходимо покинуть страну для совершения командировки или улететь в отпуск. Многие предприниматели считают невозможным управлять бизнесом удаленно. Так как за всем процессом необходимо чуткое наблюдение и контроль. Но современная реальность говорит о другом, руководители нанимают не только удаленных сотрудников, но и сами уходят на удаленное управление.
Как управлять бизнесом, если необходимо покинуть страну для совершения командировки или улететь в отпуск. Многие предприниматели считают невозможным управлять бизнесом удаленно. Так как за всем процессом необходимо чуткое наблюдение и контроль. Но современная реальность говорит о другом, руководители нанимают не только удаленных сотрудников, но и сами уходят на удаленное управление.
Для начала необходимо грамотно организовать работу коллектива.
Для того, чтобы спокойно и безопасно управлять бизнесом удаленно, необходимо правильно организовать работу и взаимодействие коллектива.
- Подготовка и составление инструкций.
Любая система рано или поздно дает сбой. Если дело касается людей, то всем свойственно ошибаться. Невозможно всю информацию о бизнес-процессах удержать в голове, особенно если речь идет о сотрудниках, которые недавно в компании. Главное вовремя на это среагировать и все устранить. Для таких случаев нужны инструкции. В инструкциях можно указать описание всех бизнес-процессов, служебные обязанности сотрудников, а также чек-листы для решения проблемных вопросов. Если в компании есть четко прописанные инструкции, тогда при возникновении каких-либо проблем сотрудники могут обратиться к ним.
- Контроль, контроль и еще раз контроль.
В бизнесе с доверием все очень не просто, ведь любое действие либо же бездействие могут обернуться руководителю в круглую сумму.
При отсутствии контроля в виде руководителя некоторые сотрудники могут позволить себе расхлябанное отношение к работе, опоздания или неисполнение служебных обязанностей, что впоследствии может привести к убытку или снижению дохода компании.
Чтобы такого не допускать, необходимо предпринять некоторые меры для профилактики и предупреждения таких нарушений.
- Установите камеры видеонаблюдения на территории компании.
- Решения должны приниматься на основе объективных показателей, а не доводов сотрудников. Отчеты о состоянии показателей с расшифровкой и подтверждающими данными могут показать вам объективную картину происходящего.
- Также можно инициировать проверку с помощью тайного заказчика. Он сможет рассказать, на каком уровне производят встречу и обслуживание клиентов в ваше отсутствие.
3. Необходимо разработать показатели эффективности (KPI)
Для того, чтобы компания работала и выполняла свои показатели у каждого сотрудника и у каждого бизнес-процесса должен быть KPI. То есть все должны знать объем своей работы. При перевыполнении указанного плана сотрудников можно поощрить, а при невыполнении плана необходимо провести определенную консультативную работу с сотрудником. Все ли он понимает в работе, с какими трудностями он встречается при выполнении плана, попытаться исправить ситуацию, а в случае, если сотрудник сам виноват в неисполнении плана, тогда уже необходимо применять соответствующие меры.
- Составьте схему процессов компании
Разделите процессы по направлениям деятельности: продажи, маркетинг, производство, хранение, финансы и так далее. Для каждого направления распишите задачи и бизнес-процессы.
- Ну и конечно же необходимо внедрить систему автоматизации бизнеса.
Бизнес — это всегда учет, контроль, подсчет, анализ. Для того, чтобы сделать все эффективнее и быстрее необходимо использовать сервисы автоматизации. Преимуществом данных сервисов является доступ из любой точки мира. Можно с помощью ноутбука проверить все показатели и другие необходимые данные.
- Поддерживание связи с сотрудниками
Если раньше сотрудники нервничали, когда их вызывали на собрание в кабинет руководителя, то теперь они переживают, когда им звонят. Когда руководитель находится на удаленке, собрание с коллективом можно провести посредством следующих сервисов:
Для проведения собраний: Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост, Skype.
Для обмена информацией: Telegram, WhatsApp, Яндекс. Мессенджер, Google Messages.
- Сервис финансовой аналитики для бизнеса: Adesk
Мониторинг финансового состояния вашей компании в реальном времени. Все денежные потоки, показатели рентабельности, остатки денег на счетах, картах и в кассе – все это можно посмотреть в Adesk из любой точки планеты, где есть доступ к интернету.
Подойдет для компаний практически любой направленности, будь то Digital-агентство, строительная компания или бизнес по продаже автомобилей.
Функция согласования платежей поможет контролировать расходы компании и участвовать в утверждении счетов на оплату, находясь за тысячи километров от офиса. Выберите сотрудников, которые должны согласовывать платежи, прежде чем их проведет бухгалтер и не переживайте, что в ваше отсутствие бюджет будет расходоваться нерационально.
Ряд задач, с которыми справляется сервис:
- Учет финансов по разным проектам внутри одного кабинета.
- Отчеты: о движении денег, о прибылях и убытках, о задолженностях.
- Распределение расходов по статьям.
- Интеграция с банками – расходные и доходные операции автоматически подгружаются в сервис. Количество счетов не ограничено.
- Бот в Telegram – отдельный для согласования платежей, отдельный для внесения платежей и запроса отчетов.
- Бизнес-процессы, проводимые в CRM-системах
Продажи удобно вести в CRM-системах. Тут тотальный контроль воронок, маркетинговые отчеты и торговая аналитика в удобном виде. Все, что делает отдел продаж, будет под вашим контролем.
Для управления бизнес-процессами используют BPM-системы (business process management, управление бизнес-процессами), в которых можно прописать каждый шаг сотрудника, даже развилки и ввод результатов, — система будет контролировать и подсказывать, чтобы сотрудник не смог ошибиться. Управленческий учет ведется в ERP-системах (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия).
- Для контроля продаж: amoCRM
Простая CRM-система для управления продажами и клиентами с набором полезных функций вроде сканера визиток или чата для команды. Сервис интуитивно понятный, поэтому долго разбираться в возможностях не придется. Поможет следить за продажами из любой точки планеты, прослушивать разговоры с клиентами или строить воронки продаж.
Ряд задач, с которыми справляется сервис:
- Фиксация заявок и вопросов со всех каналов продаж. Соберет в одном месте запросы из чатов, социальных сетей, e-mail-рассылок.
- Интеграция с почтовыми клиентами. Можно просматривать входящие и исходящие письма из разных сервисов в одном окне.
- Интеграция с провайдерами телефонии. Чтобы звонить клиентам в пару кликов, собирать статистику и прослушивать разговоры.
- Можно настроить CRM под потребности компании, благодаря интерфейсу разработчика. Или выбрать готовое решение и адаптировать под свой бизнес без программиста.
- Сервис удаленного хранения файлов DropBox
Для каждого пользователя этого сервиса процесс выглядит максимально просто, на его компьютере появляется специальная папка, в которую можно копировать любые файлы, которые моментально синхронизируются с сервером. Воспользоваться размещенной информацией можно с любого компьютера или смартфона. К информации можно разрешить доступ участников вашей бизнес-команды. Данные из этого хранилища зашифрованы специальным протоколом, который используют банки и военные ведомства.
Как не потерять рентабельность при делегировании?
Любое внедрение новых сотрудников либо автоматизации бизнеса в систему управления стоит денег и времени. Владелец бизнеса тратит на это свое время, время сотрудников, требуют материальных затрат, их замена, обучение, консультации.
Следует помнить, что отсутствие эффективности на начальной стадии работы – это нормально. Без системы управления бизнес упирается в потолок, выше прыгнуть уже не удастся, роста дохода не будет. Система управления позволяет перепрыгнуть этот потолок, расти, увеличить прибыль компании.
Появляется возможность и пространство для того, чтобы расширить число сотрудников и освоить новые сферы деятельности. Это требует больших инвестиций, но от этого бизнес только выигрывает – предприниматель сможет получать инвестиции всю оставшуюся жизнь, если будет строить свой бизнес как что-то долгосрочное.
Таким образом, при введении автоматизации бизнеса на начальном этапе компания может потерять эффективность, но со временем она повышается. По этой причине крупные, хорошо организованные компании более прибыльны, чем маленькие.