Совещания на работе: как эффективно организовать и провести?
Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться.
В каких целях проводят совещания?
В настоящее время вариантов связаться с сотрудниками, чтобы обсудить рабочие моменты очень много. Но тем не менее формат офлайн совещаний по-прежнему остается самым эффективным из всего прочего.
Поддержание рабочей атмосферы. Так как именно личная встреча с сотрудниками способна целиком и полностью передать ваш посыл им и увидеть настрой каждого из них. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный руководитель сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.
Дисциплина. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону.
Сплочение коллектива. Когда коллектив находится в разрозненном состоянии это не есть хорошо. Во-первых, обстановка в коллективе будет не подходящей для работы, каждый из сотрудников будет иметь желание побыстрее сбежать с офиса, дабы не задерживаться в месте, где ему не комфортно.
Виды совещаний
Существуют разные деловые встречи с точки зрения формы проведения, тематики, приглашенных лиц.
При организации совещаний стоит придерживаться классификации по следующим признакам:
Принадлежность к одной из областей. Совещания могут быть административными, призванными помочь в решении проблем, научными — сюда относятся конференции, симпозиумы, семинары для обсуждения актуальных исследовательских или академических вопросов.
Масштаб и число участников. Речь идет о международных собраниях, на которых присутствуют иностранные партнеры, эксперты, а также национальных, региональных и городских совещаниях.
Место проведения мероприятия. Встречи могут быть выездными и местными.
Регулярность. Собрания делятся на периодические и постоянно действующие.
В процессе организации совещаний возможно выделение следующих типов:
Проблемный — необходим для поиска наиболее быстрого и грамотного способа решения задачи.
Оперативный или диспетчерский — позволяет ознакомиться с актуальным положением дел в компании. Руководители отделов собирают сведения, чтобы передать их руководителю. Так начальство узнает, насколько выполняются планы, достигаются ли цели, удается ли справиться с текущими задачами. Подобные собрания проводятся регулярно, имеют неизменный список участников и могут проходить даже без повестки или плана — этим они отличаются от других видов встреч.
Инструктивный. Данный тип похож на оперативный, но предполагает обратный порядок передачи информации. То есть она поступает от управленца к главам подразделений и дальше в соответствии с принятой в компании иерархией. Таким образом передаются распоряжения руководства, влияющие на текущий ход работы, измененные правила, нормы поведения, сроки решения некоторых вопросов.
Правила организации совещаний
Оповещение. Сотрудники должны заранее знать дату проведения совещаний, ведь для эффективной встречи, сотрудник должен подготовится. Если о совещании сотрудникам приходит сообщение, то в нем необходимо указать:
- Название;
- Цель;
- Время;
- Пожелания.
Ход совещания. Организатор деловой встречи де-факто является и ответственным за ее проведение, независимо от того, кто он — старший менеджер проекта, младший дизайнер или сам папа римский. Чтобы собрание было продуктивным, нужно соблюдать следующий формат.
- Кратко изложите цель совещания.
- Выскажите ваши пожелания. Сформулируйте желаемый результат совещания.
- Будьте точны и немногословны. Придерживайтесь четкого, лаконичного стиля в обсуждении рассматриваемой темы.
- Призывайте задавать вопросы. Люди часто не задают вопросов на совещаниях, поэтому организатор должен активно побуждать их к этому, чтобы после встречи не оставалось никаких неясностей.
- Определите следующие шаги и раздайте задачи. Определите конкретные шаги и назначьте ответственных за каждый этап работы. Покидая совещание, каждый должен иметь четкое представление о том, что от него требуется.
Далее организатор отправляет команде краткое итоговое сообщение, в котором описаны главные результаты собрания, следующие шаги и четко определенные роли и обязанности, чтобы каждый знал порядок своих действий и зону ответственности. Часто это самая важная составляющая совещания, на которую команда будет ориентироваться и ссылаться в дальнейшем.
Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Встречи подобного рода благоприятно влияют на сотрудников, что в дальнейшем способствует плодотворной работе сотрудников и достижению намеченных целей. Бывает, что компании целенаправленно борются за эффективность рабочих встреч. И в случаях, когда совещание нельзя заменить никаким другим форматом, некоторые руководители ищут нестандартные подходы. Одни стараются организовать общение так, чтобы оно запомнилось, другие применяют методы для максимального сокращения времени на встречу, третьи выдумывают нестандартные правила.