5 правил эффективного тайм-менеджмента
Читайте о правилах тайм-менеджмента, которые помогут вам быть продуктивными, но при этом избежать переутомления.
Хороший тайм-менеджмент важен для владельцев бизнеса вне зависимости от размеров предприятия. Правильное управление временем позволяет делать больше за меньшее время.
Тайм-менеджмент – это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно. Одним людям управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого тайм-менеджмента могут пострадать ваша работа и благополучие. Это приводит к некачественной работе, пропущенным срокам, повышению уровня стресса, нарушению баланса между работой и личной жизнью, урону вашей профессиональной репутации.
Сегодня от владельца бизнеса требуется больше, чем когда-либо. Ведь сейчас клиенты ожидают взаимодействия со своими любимыми компаниями в цифровом формате и в социальных сетях. Согласно исследованию, опубликованному в McKinsey Quarterly, большинство руководителей, недовольных своими навыками тайм-менеджмента, имеют одну общую черту: отсутствие баланса. Они проводят слишком много времени в Интернете, нетворкинге, тушат пожары или активно управляют сотрудниками. Все это необходимо, но слишком много внимания одному приводит к тому, что другие остаются на обочине, и страдает тайм-менеджмент.
Несмотря на достаточную распространенность идей о необходимости развития этого навыка, только 17% людей серьезно отслеживают свое время. Ниже мы дадим вам 5 правил тайм-менеджмента, которые помогут вам быть продуктивными, но при этом избежать переутомления.
- Планирование
Планирование работы является важнейшей стратегией эффективного управления временем. Планирование и составление расписания требует постоянства, и лучшее время для планировки дня – конец предыдущего. Таким образом, вы можете начинать работу над важными задачами каждое утро, прежде чем вас отвлекут или вы потеряете концентрацию. Ведь начиная каждый день не по плану, вы тратите много времени на ненужные дела.
Если вы хотите добиться большего, попробуйте следовать этим советам по планированию:
– Расставьте задачи по приоритетам в порядке важности и срочности.
– Отметьте задачи, которые можете выполнять только вы.
– Имейте при себе расписание и часто сверяйтесь с ним.
– Держите под рукой телефон, планшет, дневник или ежедневник, чтобы записывать встречи, сроки и идеи.
– Установите определенное время для перерывов, совещаний и других вопросов и настаивайте на том, чтобы люди подождали до этого времени, за исключением экстренных случаев. При этом не забывайте про отдых, чтобы избежать выгорания.
– Не отвлекайтесь на телефонные звонки и электронные письма до тех пор, пока есть более срочные дела.
– Уделяйте больше времени деятельности, которая приносит наибольшую пользу для бизнеса.
- Расстановка приоритетов
Для определения приоритетов в своей работе, вы можете использовать несколько эффективных методов.
Матрица Эйзенхауэра
34-ый Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Метод Эйзенхауэра классифицирует задачи на важные, не важные, срочные и несрочные. Планируйте немедленно выполнять срочные и важные дела, а только затем – важные, но не срочные задачи. За ними следуют срочные, но не важные задачи, а затем несрочные и не важные задачи.
Метод ABC
Этот метод включает в себя ранжирование всей вашей работы и домашних дел буквами А, B, C в порядке важности. Вы также можете расставить приоритеты в каждой категории, указав их под номером 1, 2 или 3. Расстановка приоритетов начинается с выполнения задач A-1, затем A-2 и далее до C-3.
Принцип Парето
Принцип Парето называют правилом 80/20, и он важен в бизнесе. Например, часто 20% ваших клиентов приносят 80% дохода. Другая интерпретация состоит в том, что 20% вашей работы будут обеспечивать 80% бизнеса. Парето анализирует, что предпочтение отдается выполнению наиболее важных 20 процентов работы, приносящей наибольшую выгоду.
Методология POSEC
Аббревиатура POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие». Вы можете организовать свои ежедневные цели в соответствии с их срочностью и временем, которое у вас есть. Оптимизируйте или упростите неприятные задачи или вопросы, которые могут быть решены другими. Экономия относится к личным спискам дел, которые вам нравится выполнять, или к вещам, которые следует делать. Устраните оба, если не хватит времени. Если есть время, сконцентрируйтесь на том, что нужно делать, а не на том, что вам нравится. Содействие связано с социальными обязательствами, поддержкой сообщества и вниманием к жалобам клиентов и работников, что также является важной задачей.
- Отсутствие кластеризации похожих задач.
Одновременная организация одинаковых задач может сэкономить много времени в течение дня. Выделите определенное время для решения проблем сотрудников, заполнения и хранения документов, прослушивания сообщений, чтения электронной почты и решения других бизнес-задач, которые являются исключительными для вашего бизнеса или отрасли. Например, проверка склада, тестирование продуктов, встреча с поставщиками или осмотр здания.
- Делегирование ответственности
Многозадачность без учета рабочего времени снижает производительность на 45%. Делегирование обязанностей часто является одной из самых сложных вещей, которые предприниматель должен сделать, чтобы сэкономить время. Но это важно, если вы хотите снизить стресс, добиться большего и повысить шансы на успех. Большая часть бизнеса основана на принципе привлечения других к работе от вашего имени. Организуйте свои бизнес-задачи следующим образом:
– Задачи, которые предстоит делать исключительно вам.
– Работа, которую вы можете делать, но другие могут помочь вам в ее выполнении.
– Работа, которую могут делать другие, но вы можете помочь им довести все до конца.
– Работа, которую другие могут выполнить без посторонней помощи.
Здесь также можно применять принцип Парето 80/20: если другие могут выполнить задачу не менее чем на 80% так же хорошо, как вы, обычно допустимо делегировать задачу. Некоторые виды деятельности вам могут очень нравиться, но вы должны научиться говорить: «Нет, с этой работой справится кто-то, кому я доверяю».
- Сведение к минимуму отвлекающих факторов
В бизнесе каждый поставщик, клиент и работник обычно хочет поговорить с начальником, поэтому важно контролировать свою рабочую среду, ограничивать доступ и избегать личных отвлекающих факторов, таких как чтение электронной почты и ответ на телефонные звонки. Восстановление концентрации после перерыва тратит много времени. Чем больше вы сможете сосредоточиться на рабочих задачах, тем быстрее вы их выполните.
Если вы проводите слишком много времени, листая социальные сети, настройте блокировку. Или, например, если вы тратите слишком много времени на ответы на электронные письма, установите ограничение на время, которое вы тратите на электронную почту каждый день.
Следование пяти приведенным выше стратегиям может помочь любому владельцу бизнеса сэкономить время в течение дня. Если вы проактивно подойдете к тайм-менеджменту, вы сможете лучше работать, избежать стрессов и получать больше доходов.
Вашему бизнесу нужны вы, и чтобы проявить себя наилучшим образом, начните с тайм-менеджмента. Выясните, где вы теряете время. Убедитесь, что вы расставляете приоритеты для своих задач в соответствии с их важностью, что поможет вам добиться наибольшего прогресса в достижении вашей конечной цели: расширения и развития вашего бизнеса.
Знайте, что ваши навыки тайм-менеджмента не отнимут у вас время. Вместо этого они найдут для вас время, и позволят вам сделать больше за короткое время.