Что контролировать: результат или процесс?
Пусть делают как хотят и когда хотят? Или результат будет вовремя только в том случае, если контролировать что и как делают?
Практически все руководители сталкиваются с данной дилеммой. Пусть делают как хотят и когда хотят – главное, чтобы результат был вовремя. Или. Результат будет вовремя только в том случае, если контролировать что и как делают. Какой путь более правильный?
Почему в принципе нужен контроль
Конечно, каждый руководитель желает, чтобы у него в подчинении были ответственные, целеустремленные, инициативные работники. Однако на практике такой коллектив встречается крайне редко. Особенно сложно собрать dream team начинающим бизнесменам, которые еще не имеют навыков отсеивания неподходящих сотрудников. Поэтому приходится работать с теми, кто нуждается в контроле.
Контроль результата, бесспорно, важен. Выполнение определенных задач к определенному сроку – основа правильного движения компании. Однако пренебрегать при этом контролем процесса не стоит, потому что он дает возможность обнаруживать ошибки, исправлять их, вносить при необходимости корректировки, поддерживать нужную скорость работы.
Большинство сотрудников не имеют заинтересованности делать это самостоятельно, ведь у них чаще всего фиксированная оплата труда. И срабатывает принцип: если зарплату я получу одинаковую при любом раскладе, то зачем излишне напрягаться.
С чем помогает контроль процесса
Представим ситуацию, когда руководитель доверился сотрудникам и решил контролировать только результат. Но он не был достигнут. Нужно ли во второй раз довериться? Или все-таки вмешаться и начать контролировать процесс?
Пожалуй, второе предпочтительнее. Для недопущения провала во второй раз нужно проанализировать ошибки первого провала. Они могут быть разными.
— сотруднику(ам) не хватило навыков. Тогда нужно провести дополнительное обучение
— перегруженность персонала – один выполняют 5-7 задач, другие 1-3. Нужно распределить более равномерно
— работники потеряли мотивацию. Для ее восстановления нужно поговорить, перестроить систему вознаграждений
— не хватает координации в работе
— была неправильно поставлена задача или завышена цель.
и т.д.
Для выяснения всех этих причин необходимо следить за процессом работы.
Кого и как контролировать
Для того, чтобы контроль был эффективен, необходимо понимать кого и как мониторить. Есть сотрудники, которые большую часть рабочего дня сидят за компьютером, выполняя стандартные операции. С ними контроль процесса имеет более важное значение, потому что их задача – соблюдать стандарты и алгоритмы рабочего распорядка.
Другая категория сотрудников – те, чьи задача сложно регламентировать. Это могут быть системные администраторы, специалисты техподдержки, продажники. Их работу нельзя назвать творческой, но шаблоны исполнения могут быть разными в зависимости от каждого человека. С такой категорией акцент больше ставится на контроле результата. Но забывать про отслеживание процессов все же не стоит, особенно если сотрудники в массе своей молодые люди.
Оптимальный результат – дать им возможность самостоятельно выбрать варианты достижения цели и при этом по возможности выявлять оптимальные практики.
Есть категория работников, перед которыми стоят задачи в основном творческого характера. Это управленцы, программисты, дизайнеры и т. п. Контроль процесса у них чаще всего будет вызывать раздражение и снижение работоспособности. Тем не менее некоторые инструменты контроля все же применяются. Например, у программистов активно эксплуатируются системы постановки задач, в которые “вписан” анализ времени, потраченного на ту или иную задачу. Также руководители часто самостоятельно контролируют и анализируют рабочее время и его эффективность при помощи инструментов тайм-менеджмента, тайм-трекеров и автоматизированных систем контроля.
Ошибки контроля
Ставя перед собой благую цель повысить эффективность работы с помощью контроля, надо помнить, что неправильные действия могут привести к обратному эффекту. Вот основные классические ошибки:
- Контроль, основанный на выявлении проколов и их публичном осуждении.
Сотруднику будет довольно сложно качественно исполнять обязанности, если его постоянно будут макать лицом в ошибки, особенно на публичных собраниях. Контроль должен быть системным, но не должен быть слишком плотным. Нет необходимости под микроскопом рассматривать каждое действие сотрудника. Достаточно это делать в определенные промежутки времени. Если при этом отмечать интересные и нестандартные решения сотрудника, то это повысит его стремление быть деятельным.
- Скрытый контроль, переходящий в явный при выявлении нарушений.
Если руководитель использует скрытую систему слежения (например, камеру или специальные программы на компьютерах), то не надо использовать их в качестве доказательной базы при разборе работы слабого сотрудника. Скрытное слежение – это лишь дополнительная информация, помогающая найти слабые места. Если же ее вскрыть, то остальные работники будут демотивированы, ведь никому не нравится, когда за его действиями тайно «подглядывают», пусть даже это и носит деловой характер.
- Формальный контроль.
Если руководитель только грозит «проверю каждый отчет, каждого клиента обзвоню», но при этом ничего из озвученного не делает, то сотрудники будут его слова умножать на ноль. Без реальных действий контроля ничего не получится.
Заключение
Разнообразие задач, обязанностей, характеров сотрудников и другие аспекты не дают возможности вывести самую правильную формулу контроля. Поэтому предпринимателю нужно уметь выстроить индивидуальные систему проверки деятельности сотрудников. Это, конечно, не отменяет использования общих правил для всех, но допускает некоторую гибкость применения. Например, график начала рабочего дня существует для всех, но вряд ли нужно замечать опоздания лучшего продажника. В то же время с его более слабым коллегой можно подробно разобрать занятость в течение дня.