preloader

Правила хранения документов в организации

Любой бизнес связан с огромным количеством документов.

Когда разговор идет о бизнесе, то в голове возникает ассоциация с огромным количеством бумаг и документов. Так как любой бизнес связан с документооборотом. Бумаги, документы, счета являются важным атрибутом бизнеса. Любой бизнес связан с огромным количеством документов. Каждый день в бухгалтерию поступают договоры, счета, приказы, чеки, акты и другие бумаги. На их основе бухгалтеры обязаны вести учет. Чтобы избежать проблем с документооборотом, необходимо знать и соблюдать правила их использования и хранения.  

Законы и нормативно-правовые акты, которые регулируют и устанавливают правила хранения бухгалтерских документов

Законодательством Республики Казахстан установлены четкие сроки хранения документации. Разберемся подробнее.

Статья 11 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предписывает хранение первичных документов организации.

В соответствии с пунктами 73, 75, 76, 77, 80 и 81 приказа Министра финансов Республики Казахстан “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета”, субъекты обязаны обеспечить оперативное (при необходимости использования определенных материалов), временное (долгосрочное) и постоянное хранение документации. Здесь говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив.
  2. До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером.
  3. Документы должны храниться в хронологическом порядке.

В Налоговом кодексе прописана обязанность сохранять данные бухгалтерского и налогового учета компании. 

В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» можно найти список документов, которые нужно хранить, а также сроки. 

Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов в 2024 году

Первичные документы — не менее 5 лет, после завершения отчетного года.

Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) — не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка. 

Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения — не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз. 

Квартальная отчетность — 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно. 

Годовая отчетность — постоянно. 

Счета-фактуры — 5 лет. 

Документы по личному составу организации: 

Те, которые созданы до 2003 года — 75 лет 

Те, которые созданы после 2003 года — 50 лет 

Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) — не менее 50 лет. 

Документы о премировании сотрудников — не менее 5 лет. 

Посмотрите и другие статьи тоже
Мы стараемся держать вас в курсе последних бизнес-новостей