Правила хранения документов в организации
Любой бизнес связан с огромным количеством документов.
Когда разговор идет о бизнесе, то в голове возникает ассоциация с огромным количеством бумаг и документов. Так как любой бизнес связан с документооборотом. Бумаги, документы, счета являются важным атрибутом бизнеса. Любой бизнес связан с огромным количеством документов. Каждый день в бухгалтерию поступают договоры, счета, приказы, чеки, акты и другие бумаги. На их основе бухгалтеры обязаны вести учет. Чтобы избежать проблем с документооборотом, необходимо знать и соблюдать правила их использования и хранения.
Законы и нормативно-правовые акты, которые регулируют и устанавливают правила хранения бухгалтерских документов
Законодательством Республики Казахстан установлены четкие сроки хранения документации. Разберемся подробнее.
Статья 11 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предписывает хранение первичных документов организации.
В соответствии с пунктами 73, 75, 76, 77, 80 и 81 приказа Министра финансов Республики Казахстан “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета”, субъекты обязаны обеспечить оперативное (при необходимости использования определенных материалов), временное (долгосрочное) и постоянное хранение документации. Здесь говорится, что:
- Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив.
- До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером.
- Документы должны храниться в хронологическом порядке.
В Налоговом кодексе прописана обязанность сохранять данные бухгалтерского и налогового учета компании.
В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» можно найти список документов, которые нужно хранить, а также сроки.
Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов в 2024 году
Первичные документы — не менее 5 лет, после завершения отчетного года.
Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) — не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка.
Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения — не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз.
Квартальная отчетность — 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая отчетность — постоянно.
Счета-фактуры — 5 лет.
Документы по личному составу организации:
Те, которые созданы до 2003 года — 75 лет
Те, которые созданы после 2003 года — 50 лет
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) — не менее 50 лет.
Документы о премировании сотрудников — не менее 5 лет.