Что такое инвойс и для чего он используется?
Инвойс (счет-фактура) – это коммерческий документ, используемый при осуществлении внешнеторговой и иной деятельности, при совершении сделок, связанных с перемещением товаров через таможенную границу таможенного союза.
Нынешний рынок страны полон продукции, завезенной с соседних стран. Данная деятельность давно уже отлажена и прочна вошла в нашу жизнь. Среднестатистический покупатель точно знает какой товар из какой страны экспортера он будет приобретать. Торговые отношения между странами прочно и основательно закрепились в союз. Сотрудничество между странами длиться не одно десятилетие. Но, как и любая другая деятельность, внешнеторговая деятельность регламентируется нормативно-правовыми актами и закреплена на законодательном уровне. Помимо договоров между странами существует также обязательная к исполнения документальное сопровождение груза. Одним из основных обязательных документов для экспорта товаров является инвойс. Его оформление целиком и полностью ложится на экспортера. И важно со всей ответственностью отнестись к каждому пункту документа, чтобы оперативно пройти таможенные процедуры, получить оплату за товар в полном объеме.
Инвойс (счет-фактура) – это коммерческий документ, используемый при осуществлении внешнеторговой и иной деятельности, при совершении сделок, связанных с перемещением товаров через таможенную границу таможенного союза.
Правильное оформление и использование инвойсов помогает установить ясные условия оплаты, избежать проблем на таможне и гарантировать своевременное получение оплаты, за проданный товар или предоставленные услуги.
Заполняют бумагу на английском языке или переводят на государственный язык принимающей стороны.
Перевод инвойса можно заказать в бюро переводов, которое специализируется на экономической документации, – так меньше шансов допустить ошибки или по-разному перевести одно и то же наименование. Заверить перевод также можно в бюро.
Заказывая перевод, уточните требования к сопроводительным бумагам для ввозимой продукции в той стране, куда вы отправляете. Где-то на таможне требуют предоставлять данные на государственном языке, где-то достаточно перевода на английский.
В зависимости от цели инвойсы делятся на два вида, это:
- Инвойс-проформа
Представляет собой предварительный инвойс, выставляемый до фактической поставки товаров или оказания услуги. Он не является юридически обязательным документом и не требует оплаты.
Основная цель инвойса-проформы — предоставить покупателю информацию о предстоящей сделке. В нём указывается стоимость товаров или услуг, условия оплаты, сроки поставки и другие детали, необходимые для оформления заказа или планирования финансовых ресурсов. Инвойс-проформа также может использоваться для оформления кредитов или финансирования.
- Коммерческий инвойс
Является официальным документом, который выставляют после выполнения поставки товаров или оказания услуги. Он имеет юридическую силу и служит основой для финансовых транзакций и учёта.
В коммерческом инвойсе указывается полная информация о сделке, включая наименование товаров или услуг, их количество, цену, общую сумму к оплате, условия оплаты, способы доставки и другие коммерческие данные. В таможенном контроле инвойсы используются для оценки стоимости товаров, расчёта таможенных пошлин и налогов, а также для проведения финансовых операций и учёта расходов и доходов.
Что должен содержать инвойс?
Согласно П. 3 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» определено, что первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, или применяют к учету формы, представленные физическими лицами – нерезидентами или юридическими лицами – нерезидентами, не зарегистрированными на территории Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы);
- дату составления;
- наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;
- содержание операции или события;
- единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
- наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;
- идентификационный номер.
Данное положение позволяет принимать к учету инвойсы от нерезидентов, главное, чтобы в них были отражены реквизиты, перечисленные выше.
Оба вида инвойсов используют в бизнесе. С помощью инвойс-проформы покупателя предварительно информируют о сделке, позволяя ему принять решение и спланировать финансы, а коммерческий инвойс служит официальным документом для финансовых транзакций и учёта. Инвойс объединяет функции товарной накладной, акта выполненных работ и счета на оплату.