Правила хранения документов в организации
Документооборот в любой организации является важным процессом и составляющей любого дела.
Когда разговор идет о бизнесе, то в голове возникает ассоциация с огромным количеством бумаг и документов. Так как любой бизнес связан с документооборотом. Бумаги, документы, счета являются важным атрибутом бизнеса. Любой бизнес связан с огромным количеством документов. Каждый день в бухгалтерию поступают договоры, счета, приказы, чеки, акты и другие бумаги. На их основе бухгалтеры обязаны вести учет. Чтобы избежать проблем с документооборотом, необходимо знать и соблюдать правила их использования и хранения.
В первую очередь хранение документов должно производиться в строгом соответствии с законодательством страны. Так как надзорные органы в любой момент могут проверить деятельность компании. Существует ряд законов и нормативно-правовых актов, которые регулируют и устанавливают правила хранения документов. Таким образом все процессы документооборота и хранения должны соответствовать следующим нормам.
- Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
- Приказ Министра финансов Республики Казахстан “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета”, субъекты обязаны обеспечить оперативное (при необходимости использования определенных материалов), временное (долгосрочное) и постоянное хранение документации. Здесь говорится, что:
Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив.
До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером.
Документы должны храниться в хронологическом порядке.
- Налоговый кодекс Республики Казахстан.
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов в 2024 году
Первичные документы — не менее 5 лет, после завершения отчетного года.
Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) — не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка.
Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения — не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз.
Квартальная отчетность — 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая отчетность — постоянно.
Счета-фактуры — 5 лет.
Документы по личному составу организации:
Те, которые созданы до 2003 года — 75 лет.
Те, которые созданы после 2003 года — 50 лет.
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) — не менее 50 лет.
Документы о премировании сотрудников — не менее 5 лет.
Ошибки при организации хранения первичных и других бухгалтерских документов
- Не хранить документы вообще. Если не соблюдать нормы и правила хранения бухгалтерской документации, можно получить штраф.
- Хранить документы, не зная сроки. Так в архиве будет хаос и беспорядок. Для того чтобы найти необходимый документ у вас уйдет много времени.
Документооборот в любой организации является важным процессом и составляющей любого дела. Важно подойти к данному делу максимально ответственно. Назначить ответственного лица в организации и прописать четкий алгоритм действий. За нарушение правил хранения и уничтожения документов предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть применена по отношению к руководителю организации, главному бухгалтеру и другим виновным сотрудникам. Гражданско-правовая ответственность подразумевает возмещение ущерба.