preloader

Правила хранения документов в организации 

Документооборот в любой организации является важным процессом и составляющей любого дела.

Когда разговор идет о бизнесе, то в голове возникает ассоциация с огромным количеством бумаг и документов. Так как любой бизнес связан с документооборотом. Бумаги, документы, счета являются важным атрибутом бизнеса. Любой бизнес связан с огромным количеством документов. Каждый день в бухгалтерию поступают договоры, счета, приказы, чеки, акты и другие бумаги. На их основе бухгалтеры обязаны вести учет. Чтобы избежать проблем с документооборотом, необходимо знать и соблюдать правила их использования и хранения.  

В первую очередь хранение документов должно производиться в строгом соответствии с законодательством страны. Так как надзорные органы в любой момент могут проверить деятельность компании. Существует ряд законов и нормативно-правовых актов, которые регулируют и устанавливают правила хранения документов. Таким образом все процессы документооборота и хранения должны соответствовать следующим нормам. 

  • Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». 
  • Приказ Министра финансов Республики Казахстан “Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета”, субъекты обязаны обеспечить оперативное (при необходимости использования определенных материалов), временное (долгосрочное) и постоянное хранение документации. Здесь говорится, что: 

Первичные документы и регистры бухучета должны передаваться в архив. 

До этого момента их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью сотрудников, назначенных главным бухгалтером. 

Документы должны храниться в хронологическом порядке. 

  • Налоговый кодекс Республики Казахстан. 
  • «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 

Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов в 2024 году 

Первичные документы — не менее 5 лет, после завершения отчетного года. 

Регистры бухгалтерского учета (журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга) — не менее 5 лет, если отчетному году была проведена проверка. 

Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения — не менее 5 лет после календарного года, в котором они использовались последний раз. 

Квартальная отчетность — 5 лет, если формируется годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно. 

Годовая отчетность — постоянно. 

Счета-фактуры — 5 лет. 

Документы по личному составу организации: 

Те, которые созданы до 2003 года — 75 лет. 

Те, которые созданы после 2003 года — 50 лет. 

Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) — не менее 50 лет. 

Документы о премировании сотрудников — не менее 5 лет. 

Ошибки при организации хранения первичных и других бухгалтерских документов 

  • Не хранить документы вообще. Если не соблюдать нормы и правила хранения бухгалтерской документации, можно получить штраф. 
  • Хранить документы, не зная сроки. Так в архиве будет хаос и беспорядок. Для того чтобы найти необходимый документ у вас уйдет много времени.  

 Документооборот в любой организации является важным процессом и составляющей любого дела. Важно подойти к данному делу максимально ответственно. Назначить ответственного лица в организации и прописать четкий алгоритм действий. За нарушение правил хранения и уничтожения документов предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность. Она может быть применена по отношению к руководителю организации, главному бухгалтеру и другим виновным сотрудникам. Гражданско-правовая ответственность подразумевает возмещение ущерба. 

 

Посмотрите и другие статьи тоже
Мы стараемся держать вас в курсе последних бизнес-новостей