Как повысить эффективность внутреннего аудита.
Внутренний аудит на многих предприятиях остается необходимой повинностью и проводится «для галочки». Однако при грамотной организации он становится одним из тех инструментов, которые повышают эффективность бизнеса.
Обычно под аудитом понимают финансовую проверку, но в последние годы это понятие расширилось. Теперь в термин входит риск-ориентированная оценка деятельности компании. Она дает возможность независимо взглянуть на состояние дел в бизнесе. Это попытка обезопасить себя от возможных расходов и потерь.
Благодаря подходу можно прикинуть будущие риски организации на рынке. После аудита даются советы в форме документа. Например, что изменить в управлении, чтобы компания достигла своих целей.
В эффективном аудите нуждаются те фирмы, что хотят расти и развиваться. Они понимают, что внедрять в бизнесе. При постановке бизнес-целей они видят возможные препятствия, но не могут трезво их оценить. Для таких случаев и проводится внутренний аудит на предприятии.
Первая задача внутреннего аудита — найти «узкие» места в компании, определить причины неэффективного использования имущества, найти потенциал роста компании.
На некоторых предприятиях отсутствует четкая организационная структура, в которой разделены границы ответственности: кто на каком этапе за что отвечает, и как контролируются процессы.
Организация и работа системы внутреннего контроля — сложный и «живой» организм компании, который охватывает все ее подразделения и в конечном итоге, работу каждого сотрудника компании.
И благодаря работе внутреннего аудитора система внутреннего контроля корректируется и дополняется.
Существует множество оргвопросов, которые приходится решать во время аудита. Согласовав хотя бы часть из них в аудиторском плане, вы сможете предотвратить потери времени аудитором во время проведения тестов и написания отчета и сильно повысите шансы закончить аудит и выпустить отчет в планируемые сроки.
Очень важно прояснить кто является клиентом аудита (адресат аудиторского отчета, несущий общую ответственность за аудируемую область), иначе вы можете закончить тем, что никто не согласится брать ответственность за реализацию аудиторский рекомендаций. И такие ситуации случаются в практике, когда аудит проходит на стыке функциональных сфер ответственности.
Как во всяком проекте, необходимо заранее четко определить ресурсы (аудиторы и сферы их ответственности, руководитель группы аудиторов, супервизор, надзирающий за качеством выполнением аудита). Это поможет избежать неразберихи и путаницы во время работы.
Аудиторская программа должна быть согласована в плане, а не изобретаться по ходу аудита. Иначе сложно обеспечить качество и полноту анализа, а уж тем более надеяться на исполнение сроков. Даже если вы разработали и используете стандартные программы, необходимо четко определить в плане, полностью ли будет использоваться эта программа и нет ли необходимости ее расширить для данного аудиторского задания.
Поскольку проведение аудиторской выборки является часто наиболее трудоемким элементом аудита, полезно специально прописать объемы и принципы формирования выборок.
Расписание является ключевым элементом любого плана. Здесь необходимо отметить не только планируемую дату завершения аудита, но и сроки выполнения промежуточных этапов.
Заблаговременно согласованный лист рассылки отчета позволит сберечь драгоценное время на его определение и согласование в финале, когда аудиторы и без того в цейтноте.
Внешнему аудитору, имеющему за плечами опыт проверки множества компаний, проще выявить негативные факторы в учете компании.
Если аудит проводят сотрудники компании, необходимо, чтобы результаты проверки напрямую докладывались руководителю.
В этой ситуации недопустим конфликт внутри компании между заинтересованными работниками. Бывает, что после проведенной проверки с аудитором перестают общаться сотрудники бухгалтерии и возникают внутренние конфликты.
Современные средства цифровизации позволят сделать аудит эффективным. Невозможно ручным управлением добиться слаженности работы всех подразделений компании. Как правило, внутренний аудитор работает в тесной «связке» с программистом компании.
Внутренний аудитор превентивно должен участвовать в автоматизации проблемных участков учета компании, чтобы исключить системные ошибки и недочеты в бухгалтерском учете.
Для оценки эффективности работы СВА могут быть использованы следующие показатели:
- Исполнение утвержденного бюджета
- Своевременное начало аудиторских проверок (консультаций), соблюдение сроков и объемов выполнения работ, планирование и использование ресурсов для охвата ключевых бизнес процессов
- Соблюдение сроков предоставления отчетов
- Профессионализм персонала и исполнение программы профессионального развития
- Своевременная и правильная идентификация рисков и дефицита системы внутреннего контроля компании
- Своевременное реагирование на риски СВА (аудиторские риски)
- Знание бизнеса, операционных процессов компании и индустрии
- Знание и применение специальных технических навыков и технологий персоналом СВА для достижения целей внутреннего аудита
Важно отметить, что универсальных критериев оценки эффективности и результативности работы службы СВА не существует. Состав и целевые значения конкретных показателей устанавливает ее руководитель по согласованию с руководством компании. Они могут быть укрупненными для анализа деятельности СВА основными «заказчиками» (советом директоров и высшим исполнительным руководством компании) и детализированными для руководителей СВА и линейного управленческого уровня компании.
Что в итоге: весомыми факторами, влияющими на продуктивность СВА, являются компетентность сотрудников, ширина их профессиональных и финансовых возможностей внутри компании, а также поддержка высшего руководства. Показательные критерии оценки эффективности внутреннего аудита — это доля отработанных рисков и выполненных аудиторских рекомендаций. Для увеличения продуктивности СВА необходим обмен опытом и повышение квалификации сотрудников, а также периодический контроль со стороны руководства службы и внешних независимых структур.