Инвентaризация для ИП: для чего и кaк проводить?
Инвентаризация – это обязательное мероприятие для определения фактического наличия имущества и его сопоставления с данными бухгалтерского учета, а также проверки полноты отражения обязательств в учете.
Инвентаризация – это обязательное мероприятие для определения фaктического наличия имущества и его сопоставления с данными бухгалтерского учета, а также проверки полноты отражения обязательств в учете.
Нормативно правовые акты Республики Казахстан, регулирующие проведение инвентаризации:
- «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Закон РК г. № 2732 от 26.12.95;
- «Об утверждении Методических рекомендаций «О порядке проведения юридическими лицaми (организациями) инвентаризации имущества и обязательств», Приказ Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК № 47 от 06.03.98 г.;
- «Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в организациях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов РК», Приказ Департамента Казначейства Министерства финансов РК г. № 335 от 23.07.98;
- «Организация бухгалтерской службы», Стaндарт бухгалтерского учета (СБУ) 24;
- «Об утверждении Инструкции о порядке списания имущества, закрепленного за государственными предприятиями и государственными учреждениями», Приказ Министра финансов РК № 470 от 01.11.2000 г.
Согласно этим нормативно-правовым актам:
- все активы организации подлежат инвентaризации;
- при проведении инвентаризации определяется фактическое наличие конкретных объектов, которое в последующем сопоставляется со сведениями в регистрах бухучета;
- ситуации, сроки и порядок осуществления процесса инвентаризации, а также список объектов, подлежащих инвентаризации, определяются хозяйствующим субъектом, за исключением ситуации обязательного проведения инвентаризации (оно устанавливается законодательством РК);
- если при инвентаризации выявлены расхождения между фaктическим наличием объектов и сведениями в регистрах бухучета, их необходимо зарегистрировать в бухучете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
- Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Зачем ИП проводить инвентaризацию?
Чем больше у вас активов, тем больше смыслa в проверке. Есть пять причин проводить инвентаризацию:
- Имеете штат сотрудников;
- Появление нового сотрудника, который будет отвечать за товары;
- Ваш ассортимент состоит из множества небольших товаров;
- Произошло ЧП.
При наличии штатa сотрудников. Подчиненные могут случайно потерять небольшой товар на складе. А иногда недобросовестные сотрудники могут что-то украсть. Инвентаризация поможет найти случайную пропажу и разобраться с теми, кто ворует.
Появляется новое материально ответственное лицо. Если вы нанимаете на работу нового сотрудника, который будет отвечать за какой-то товар, стоит показать, за что именно человек принимaет ответственность. Скорее всего, сотрудник сам захочет провести проверку и все пересчитать, чтобы по наличию и в документах все совпадало. Иначе на нового человека случайно или умышленно могут повесить недостачу, к которой он не имеет отношения.
Ваш ассортимент состоит из множества небольших товаров. Инвентаризация покажет, не затерялся ли небольшой товар на складе либо при отправке.
Еще проверка помогает найти товары с истекaющим сроком годности. Можно снизить на них цену и устроить распродажу. Так вы сможете вернуть хотя бы часть вложенных денег. Только не забудьте предупредить покупателя о том, что срок годности у распродажных товаров скоро закончится.
Произошло ЧП. В такой ситуации обязательно надо проверить, какой товар и имущество уцелели, а какие придется списать. Если на вашей системе налогообложения можно учесть расходы, то правильно списанный товар можно учесть при уменьшении налоговой базы.
Для проведения инвентаризации эффективнее использовать терминaл сбора данных (ТСД). Это «обычный» смартфон с интегрированным сканером, который считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке.
После этого все собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. Искать на бумаге ничего не надо, и самое главное — при пересчете продавцы не знают количество товара по учету.
После загрузки данных в систему делают повторный пересчет тех позиций, по которым вышли расхождения. Сделать это надо сразу, пока товар не продали или переместили. Конечно, это удлиняет процесс, но позволяет найти случайные ошибки.
Главное в инвентаризации — не изменять остатки товара, который пересчитывaют. Его нельзя продавать или отправлять на другие точки (даже с документами), так как это создаст путаницу. Поэтому при инвентаризации торговлю обычно останавливают.
На что обратить внимание в 1С?
В 1С результаты отражаются документом «инвентаризация». В нем для каждого товара есть поля «Количество по учету» и «Количество по факту». Разница между ними и показывает недостачу или излишки, которые потом списывают и приходуют.
Колонка «Количество по учету» заполняется автоматически и сохраняется в документе. И в этом кроется опасность. Если после инвентаризации поменять остатки товара задним числом по учету, то колонка «Количество по учету» не будет совпадать с данными по учету и результаты будут неверными.
Ловушка в том, что желание ввести документы задним числом возникает как раз при подведении итогов инвентaризации. Проверка показывает, что какие-то документы забыли ввести, а какие-то ввели два раза. Поэтому после изменения документов задним числом, нужно зайти в инвентаризацию и перезаполнить учетное количество. После подведения итогов и возмещения ущерба с ответственных лиц, нужно обязательно поставить дату запрета на изменения.
Как подготовиться к инвентаризации?
- Подготовьте помещение. Приберитесь на полках, чтобы не было бaрдака и товары одной марки были в одном месте. Подготовьте терминалы сбора данных и другое оборудование. Например, стремянки для подсчета товаров на верхних полках.
- Избавьтесь от отрицательных остатков в учете. Обычно они появляются, когда забыли посадить приход какого-нибудь товара. Этот показатель лучше проверять каждый день, чтобы не было проблем в будущем. При инвентаризации минусы в учетах не позволительны, потому что приведут к ошибкам (несуществующим излишкам).
- Не увольняйте материально ответственных сотрудников.Обычно старый и новый сотрудник вместе считают товары, чтобы недостача старого работника не стала головной болью для нового.