Follow up: когда необходим и как написать?
Follow up — это письмо или сообщение, которое отправляется после звонка или встречи. Задача такого послания — установить контакт с клиентом после предыдущего контакта.
Follow up — это письмо или сообщение, которое отправляется после звонка или встречи. Задача такого послания — установить контакт с клиентом после предыдущего контакта.
Follow up нужен, когда между вами и собеседником состоялaсь коммуникация и вы хотите подкрепить ее, зафиксировать то, что было сказано для дальнейшего общения.
В каких ситуациях нужно писать Follow up?
Данная стратегия уместна после любой деловой встречи. Обычно его пишет наиболее заинтересованная сторона: продавец готовит письмо для клиента, владелец стартапа пишет потенциaльному инвестору. В ситуациях, где общение идет на равных, уместно просто договориться между собой, кто из вас напишет фоллоу-ап. Это поможет не забыть о договоренностях, задачах и сроках, которые вы обсуждали.
Для чего используют Follow up?
- напомнить о себе;
- поддержaть отношения;
- получить обратную связь;
- подтвердить договоренности;
- продать товары и услуги.
Основные правила Follow up
Внимательность. Самые важные тезисы и детали общения нужно зафиксировать прямо во время встречи или сразу после нее. Особое внимание обращайте на объем работ, условия, сроки и исполнителей, которые взяли на себя обязательства, — все это нужно будет указать в фоллоу-ап.
Можете использовать ИИ, которые сделают такую выжимку за вас на любом языке, главное — спросите у собеседника разрешение на использовaние такого инструмента и перепроверьте результат.
Тактичность. Писать нужно в заранее оговоренные каналы коммуникации: например, на рабочую почту или в мессенджеры, но никак не в личные аккаунты в соцсетях — если только вы не договорились об этом заранее. В мессенджеры стоит писaть только в рабочие часы по часовому поясу получателя.
Своевременность. Лучше всего писать фоллоу-ап в течение дня, в который у вас прошла встреча. Если звонок прошел утром, отправить закрывающее письмо эффективно до вечера этого дня. Однако после крупных нетворкинг-встреч и мероприятий уместно писать в течение одного-двух рабочих дней с завершения события.
Кто ответственный за подведение итогов встречи
Чтобы не остaться без резюме по результатам собрания, назначьте ответственного. Им может быть:
Фасилитатор. Это модератор встречи, который структурирует общение, следит за таймингом, дает каждому возможность высказаться. Он же может подвести итоги встречи, сначала в конце собрания, а затем после него: собрать информацию, сформулировать резюме и разослать всем участникам.
Организатор встречи. Если фасилитатора на встрече нет, итоги готовит тот, кто ее инициировал.
Сотрудник. Задачу подвести итоги собрaния можно делегировать одному из коллег, который будет на встрече. Главное — выбрать того, кто умеет составлять резюме, предупредить человека заранее.
Подведение итогов встречи — процесс, который начинается задолго до мероприятия. Подготовка собрания включает четыре основных компонента:
- постановку цели;
- определение участников;
- разработку повестки;
- планирование образа результата.
Последний элемент как раз отражает, чего вы хотите добиться от встречи. Например, сгенерировать идею новой возможности продукта, обсудить недостaтки в работе с прошлым проектом и решить, как улучшить процесс. Если сконструировать образ результата заранее, подвести итоги будет проще.
В зависимости от способа общения для фоллоу-ап используют электронную почту, обзвоны, сообщения в чатах и мессенджерах — всё, что позволяет продолжить коммуникацию с человеком.
Это может быть письмо с подтверждением записи или заказа либо, например, предложение скидки для завершения покупки. Такие письма — это реакция на действия человека на сайте: они сообщают ему, что всё прошло хорошо, и одновременно ведут пользователя к сделке.
Фоллоу-ап рассылки могут вести клиента к завершению покупки. Например, если пользователь зарегистрировался в платном приложении с бесплатной демоверсией, то когда истечет пробный период, ему придет письмо с предложением перейти на платную версию. Чтобы продолжить разговор с клиентом, компании могут использовать сообщения в мессенджерах. Например, человек впервые сходил в сaлон на маникюр, ему всё понравилось, но проходит две-три недели, а на повторную процедуру он не записывается. Чтобы вернуть клиента, можно аккуратно поинтересоваться, всё ли его устроило, и предложить записаться снова.
Фоллоу-ап может выглядеть как автоматическая рассылка, а может быть личным письмом в переписке между менеджером компании и клиентами, звонком или сообщением в мессенджере. В зависимости от ситуации они помогают закрепить договоренности, завершить сделку или уточнить вопросы.
Фоллоу-ап — это инструмент, который нужен, чтобы не потерять контакт с клиентом, поставщиком. Чтобы написать фоллоу-ап, нужно помнить, какие цели он преследует, быть уважительным и писать по делу. Так получится выстроить диалог и мотивировать человека сделать то, что вы наметили.