Дедлайн как инструмент, который помогает избежать стресс
Дедлайн (от англ. deadline — линия смерти) — это крайний срок выполнения задачи.
Дедлайн (от англ. deadline — линия смерти) — это крайний срок выполнения задачи.
Для чего нужен дедлайн?
Дедлайны помогают бизнесу зарабатывать больше, а сотруднику — работать эффективнее и лучше управлять своим временем. Чтобы понять, как это работает, разберём одну вымышленную историю из цифрового мира.
Плюсы и минусы дедлайнов
Если руководитель понимает возможности команды, а исполнитель умеет выстроить правильные ожидания от своей работы, дедлайны будут приносить только пользу:
- Повышение мотивации — вы внутренне согласны со сложностью задачи и сроками, поэтому легко справляетесь с прокрастинацией.
- Снижение стресса — вы знаете, когда от вас нужен результат, и можете структурировать работу над задачей, разбив её на этапы.
- Качественный продукт — вы не делаете задачу абы как на коленке в ночь перед сдачей, а спокойно и поэтапно идёте к своей цели.
- Удовлетворённость собой — вы чувствуете, что растёте как профессионал, а ваша работа приносит пользу.
Если же руководитель не умеет планировать нагрузку и распределять задачи, а исполнитель соглашается на всё подряд, чтобы выделиться в глазах начальства, дедлайны принесут одни страдания:
- Стрессы и выгорание — из-за изначально нереалистичной оценки сроков вы утопаете в постоянных авралах и переработках.
- Снижение мотивации — вы понимаете, что работа над задачей потребует большого напряжения, а потому всячески её откладываете.
- Некачественный продукт — сжатые сроки вынуждают жертвовать какими-то этапами работы и идти на компромиссы.
- Неудовлетворённость собой — она будет неизбежно расти из-за тех самых компромиссов между качеством и скоростью работы.
Почему важен дедлайн?
Наличие и соблюдение сроков помогает достичь как личных, так и профессиональных целей, поскольку для них устанавливаются четкие временные рамки.
Вот несколько причин, почему сроки важны:
Помогают расставить приоритеты. Учитывая, что время ограничено и есть множество способов его потратить, решение о том, что важнее всего, и установление сроков помогут лучше использовать его. Расстановка приоритетов помогает сосредоточиться на задачах, которые приведут к максимальным результатам.
Заставляют четко определить цели. Это способствует обдумыванию всех шагов, которые нужно предпринять для выполнения задачи, и сколько времени потребуется для их выполнения.
Мотивируют на достижение целей. Четко установленная дата выполнения задачи мотивирует сделать ее вовремя. Если крайний срок не установлен, отсутствует стимул выполнять задачу. Тогда она занимает больше времени.
Повышают креативность. Люди более склонны к творчеству, когда их к этому вынуждают обстоятельства, а это означает, что четко установленный срок поможет человеку или команде полностью раскрыть свой творческий потенциал.
Способствуют выполнению обещаний. Установление сроков и соблюдение их позволит избежать обещаний, которые не сможете выполнить. Исключают перфекционизм. При отсутствии сроков некоторые люди тратят слишком много времени, сосредотачиваясь на одном или нескольких аспектах задачи. Хотя поддержание высоких стандартов важно, установление сроков помогает избежать чрезмерного анализа.
Также установление и соблюдение дедлайнов повышает моральный дух исполнителя и всей команды. Знание того, что можете составить четкое расписание для нерешенных задач и выполнить их в установленные сроки, способствует повышению уверенности и самооценки.
Как выполнить задачу в срок
Чтобы успеть в установленные рамки, нужно соблюдать ряд простых правил. Это касается не только непосредственных исполнителей задачи, но и ее постановщиков.
Установить реальные сроки. Перед обозначением дедлайна нужно проанализировать трудозатраты, которые понадобятся для достижения цели. При этом опираться на предыдущий опыт не всегда релевантно. Нужно учитывать текущую ситуацию с загруженностью участников проекта, сложность каждой конкретной задачи. Стоит сделать запас времени на случай форс-мажоров, оставить время для проверки внутри команды. В итоге срок дедлайна необходимо обсудить с командой и, только получив общее одобрение, зафиксировать.
Разделить работу на несколько этапов. Это необходимо для отслеживания скорости работы и контроля возникающих сложностей. Для каждого этапа желательно проставить мини-дедлайны. При таком способе контроля можно заметить ошибки вовремя и оперативно скорректировать всю работу.
Установить постоянный контакт с командой. Это совет в первую очередь для руководителей подразделений. Внутри команды постоянно происходит общение, но не всегда обратная связь о проекте попадает к руководителю. Рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться также и с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда стоит искать способ их решить.
Найти баланс между загруженностью и отдыхом. Постоянно держать себя в рабочем тонусе опасно выгоранием. В идеале сложные задачи должны перемежаться простыми. Это должны чувствовать и работники, непосредственно занятые реализацией проекта, и их руководители. Задачи нужно равномерно распределять между всеми членами команды. Этот совет больше касается руководителей. Сами исполнители должны чувствовать предел своих возможностей и стараться не выходить за него.
Если некорректно установить дедлайн, это может обернуться тем, что работа будет сделана не вовремя. Это, в свою очередь, отразится на бизнесе. Это ошибка как исполнителя, так и руководителя, поскольку они вдвоем не рассчитали риски и не спланировали процесс.
Таким образом, важно всегда оценивать текущую ситуацию, чтобы понять, поможет ли вам установка дедлайнов. Однако просто установка произвольных сроков для проекта вряд ли поможет вам добиться успеха в деловом мире. Ваши дедлайны должны быть стратегически обоснованными и точными. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, которые мотивируют всю команду двигаться дальше.